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淮南师范学院学籍学历管理办法
发布时间: 2015-04-25 浏览次数: 45

第一章 总 则
第一条 根据安徽省关于印发《安徽省改革和加强普通高等学校学生学籍学历管理工作的意见(试行)》的通知(皖教学〔20107号)的精神和要求,依据教育部《普通高等学校学生管理规定》(中华人民共和国教育部令 21 号),本着以生为本的教育理念,并在学籍学历管理工作要有利于学生发展,有利于学校规范管理,有利于高校教育教学改革,有利于学校的科学发展的原则下,结合我校具体情况,特制定本办法。
第二条 本办法所指学籍学历管理,是对学生学籍学历信息的全面管理,包括入学资格审查、学籍注册、学籍异动、学籍处理、学籍信息变更、毕业资格审查、学历注册、学历证书发放等的具体管理办法。
第三条 本办法适用于我校普通高等教育全日制本、专科学生。
第四条 我校普通高等教育学生的学籍学历主管部门为教务处。
第二章 学籍学历管理责任分工
第五条 学校成立由学校行政主要领导、分管学生学籍学历工作校领导、教务、招生办公室、学生处和各系行政负责人组成的淮南师范学院学籍学历管理工作领导小组。
学校行政主要领导是学生学籍学历管理工作第一责任人,对学生学籍学历管理工作负全面领导责任;分管学生学籍学历工作校领导,是学生学籍学历管理工作直接主管责任人,承担领导、协调和监管责任;学生学籍学历管理部门负责人承担组织实施责任;系负责人是学生学籍学历管理工作直接责任人。
第三章 学籍管理
第一节 入学与注册
第六条 符合国家招生政策录取的学校新生,持本校录取通知书和有关证件,按录取通知书要求的日期到校办理入学手续。因故不能按期到校报到者,应当向所在系请假(要求附上说明请假原因的有效证明),报教务处备案,请假一般不超过两周;未请假或者请假逾期者,除因不可抗力等正当事由以外,视为自动放弃入学资格。
第七条 新生入学资格复查工作
学校成立由校领导负责,纪检监察、招生、学籍管理、学生工作以及院(系)等部门参加的新生入学资格复查工作领导小组,新生入学一个月内学校组织对新生入学资格进行复查。复查合格者予以注册,并取得学籍。经复查发现不符合入学条件的,根据情况及时处理,直至取消入学资格。
凡属徇私舞弊入学者,一经查实,取消其学籍。情节恶劣的,报请有关部门予以查究。
第八条 新生学籍电子注册工作
新生学籍电子注册工作是对当年录取并正式报到的新生在教育部学籍学历信息库进行注册,所有注册数据均来自于教育部核实的高考录取数据库。新生报到后在复查阶段不具备学校正式学籍,只有在教育部进行学籍电子注册后方获得学校正式学籍。学校在新生入学资格复查后,对最终确定的具备入学资格的学生进行在线注册,未报到及不具备入学资格的学生不予注册。
新生报到后自正式取得学籍前要求退学的,按自动放弃入学资格处理。
在实施新生电子注册工作中,学校建立学生、辅导员(班主任)、院系负责人、学生学籍及学生工作管理部门负责人、学校领导层级签字责任制。每个学生学籍电子注册信息均需要学生本人签字确认,辅导员(班主任)签字和院系负责人签字,确保电子注册数据的准确性、真实性和合法性。
第九条 在校学生学年电子注册工作
每学年开始后,均需要对在校生进行学年电子注册。无故未正常到校参加教学活动并未办理请假手续和未按学校规定缴纳学费的学生不予进行当年度学年电子注册。
第二节 转学
第十条 学生转学原则
转出、转入学历层次、招生录取批次相同的学生方可办理转学,安徽省应用型本科院校联盟相同批次之间的学生可互转。专升本、对口招生、单独招生等不同招生类别之间的学生不得互转。
第十一条 学生转出
学生在校期间因家庭、生活、气候等原因不能在校正常学习需前往异地学校就读的可向学校提出转学申请。经学校同意后,按照《安徽省普通高等学校学生转学确认暂行办法》(教学〔20057号)办理,并将办理好的安徽省普通高等学校学生转学申请(确认)表交与学校学籍管理部门后方可生效,并由学籍管理部门办理网上电子学籍转学操作。
第十二条 学生转入
需转入我校学生,根据《安徽省普通高等学校学生转学确认暂行办法》办理好前期手续后,把安徽省普通高等学校学生转学申请(确认)表、学生在原学校学籍(成绩)表和学生个人档案交与学校学籍管理部门后,由学籍管理部门网上接收转入学生电子学籍后学生才能正式获得我校学籍。
第三节 转专业
第十三条 学校制定学生转专业相关规定,符合转专业要求的学生,可申请转专业。学生转专业需填写转专业审批表,由转出专业所在系和转入专业所在系同意后,报学籍管理部门审核由分管院长审批后方可正式办理转专业手续。
第十四条 学籍管理部门在收到审批后的转专业申请后,需对学生学籍进行转专业处理,报省教育厅审核批准后学生方可获得新转入专业学籍。
第四节 休学与复学
第十五条 学生可以分阶段完成学业,学生在校期间因病等原因需要分阶段完成学业的,可申请办理休学手续,经审核批准后需到学籍管理部门登记,学校保留学生学籍按休学处理,同时在网上对学生学籍进行休学操作。
第十六条 学生按规定应征参加中国人民解放军(含中国人民武装警察部队)并通过学校人武部审核批准的,保留其学籍至退役后一年并在网上对学生进行保留学籍操作,学生退役后可办理复学手续。
第十七条 凡未经批准擅自离校或休学后未按要求到学籍管理部门登记的,学籍不予按休学处理。
第十八条 学生休学期满需到办理复学手续,并由学籍管理部门给学生开据复学通知单,同时在网上对学籍进行复学操作恢复学籍。
第十九条 学生复学后,凭学籍管理部门出具的复学通知单到学生所在系、财务处及相关部门办理复学手续。
第五节 留级与降级
第二十条 学生因学业成绩不合格无法在原班级继续学习的,需要对学生进行留降级处理。对学生学籍进行留降级处理后,需同时在网上对学籍进行相应处理。
第二十一条 留降级原则上只降入相同专业下一年级就读,学生个人申请留级并转专业的或者降两级的,经批准后方可对学籍进行留降级和专业调整处理,同时在网上对学生学籍进行相应处理。
第六节 学籍注销
第二十二条 学生因学业成绩低劣无法完成学业的和因其他原因需要退学的,可对学生进行退学处理。对学生学籍做退学处理后,学生需按要求办理相关退学手续,退学手续办理完毕后方可注销学生学籍。学生因个人及家庭原因申请自动退学的,需学生本人提出申请,学生家长签名确认,经学生所在系批准,报学籍管理部门审批,分管院长签署意见后方可注销学生学籍。
第二十三条 学生因病和意外事故死亡的,需出具死亡证明后,方可注销学生学籍。
第二十四条 因高考舞弊、招生舞弊等原因需取消学籍的,经查实后由学生本人签字确认后方可注销学生学籍;经学校招生、纪检等部门认定事实后,如学生拒不签字,可直接注销学生学籍。
第七节 学籍信息修改
第二十五条 在校生原则上不允许修改姓名、出生日期和身份证号等学籍关键信息,如确系高考报名时信息填报错误需修改的,必须由考生来源地省级招生部门和考生户籍所在地派出所出具相关证明后,经学校学籍管理部门和学生所在系对学生本人核实无误后方可进行修改。学生修改信息时需签署《淮南师范学院学生信息修改确认表》,并愿意承担因个人信息修改造成的一切法律后果。
第二十六条 在校生其他学籍信息,如学生需要修改的,需提交书面材料,由所在系审核批准后报学籍管理部门修改。
第四章 学历管理
第一节 学历电子注册
第二十七条 毕业生在毕业前需进行学历注册电子图像采集,所采集图像用于学历电子注册和学历证书粘贴等。学生在进行学历注册电子图像采集时需核实个人信息,并签字确认。因故未参加电子图像采集的需补采集图像,当年度学历注册截止日期前仍未采集电子图像的取消当年度学历电子注册资格,在补采集图像后于下年度进行学历补注册。
第二十八条 学生完成学业达到毕业或结业资格的学生,学校统一颁发学历证书。学历证书需编排学历电子注册编号并进行学历电子注册,未正常完成学业或肄业的学生,不予编排学历电子注册编号,不颁发学历证书,学校颁发肄业证书。
第二节 学历注册信息变更
第二十九条 学生结业后可返校参加课程补考,补考合格后学校修改毕业结论为毕业并换发毕业证,同时需对学历电子注册信息进行修改,并在教育部学籍学历信息平台上进行相关操作。
第三十条 学生学历电子注册后,如发现学生系高考舞弊、冒名顶替入学的需注销学生学历信息,并对学生学历电子注册信息进行撤销。
第三节 学历证书管理与发放
第三十一条 学历证书需依据学生学历电子注册信息进行打印制作。学历证书所张贴学生照片必须与学历注册电子采集照片一致。
第三十二条 学历证书由专人负责保管,在学历证书制作过程中产生的作废证书需进行作废处理并登记,空白和作废学历证书一律不得遗失。
第三十三条 学籍管理部门制作完学历证书后需及时与各系进行移交,由各系负责发放学生学历证书,因各种原因需要借取学历证书的须与学生所在系办理相关借取学历证书手续。
第三十四条 结业学生重新获得毕业资格后,可进行学历毕业证书换发。学生凭结业证书到学籍管理部门换取毕业证书, ,无结业证书的一律不得换发毕业证书。
第三十五条 毕业证书一经丢失,不再补发。毕业证书丢失的经本人申请,学校核实后可出具相应的证明书。证明书与原证书具有同等效力。
第五章 辅修专业及辅修双学位
第三十六条 学生辅修专业及辅修双学位按照《淮南师范学院辅修专业及辅修双学位管理办法》(院教字〔200951号)所规定条款实行。学生辅修专业为非学历教育,不颁发辅修专业学历证书,也不进行辅修专业学历电子注册。
第六章 学生申诉
第三十七条 学生对学校的学籍学历管理过程中的处理意见有异议需要申诉的,可在相关处理文件颁发后一周内提交书面申请到淮南师范学院学籍学历管理工作领导小组,学校对学生申诉进行复审并给予答复。
第七章 学籍学历管理信息安全
第三十八条 学籍学历管理工作由专人负责,网上学籍学历管理平台密码由专人使用,其他管理人员不得进行网上学籍学历管理操作。
第三十九条 对学籍库中学生的个人信息要予以保密,未经授权,任何人不得更改或查询库中的数据,不得用作其它用途,确保学生基本信息不公开、不扩散。
第四十条 加大对学籍学历管理信息系统的软硬件投入,加强信息技术安全工作,做好服务器的病毒防控工作,防止黑客攻击,保证学籍学历管理系统安全正常运行。
第八章 责任追究
第四十一条 学籍学历管理工作人员应严格按照有关规定和程序,认真履行职责,发现问题及时报告,妥善解决。在学籍学历管理工作中,违规操作,弄虚作假的,一律严肃处理。情节严重的,追究有关工作人员和责任人的法律责任。
第九章 附则
第四十二条 本办法由教务处负责说明。
第四十三条 本办法自发布之日起施行。

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